Советы для работы с почтой, которые сэкономят 81 минуту в день

Советы для работы с почтой, которые сэкономят 81 минуту в день

2

Мэтт Пламмер
По данным McKinsey, в среднем люди тратят 28% рабочего дня, читая и отвечая на электронную почту. Получается, что, если сотрудник работает полный день, ему ежедневно приходит 120 писем, и он 2,6 часа только и делает, что разбирает почту. В большинстве случаев люди прибегают к одному из двух экстремальных способов борьбы с потоками писем. Одни свято верят, что в почтовом ящике не должно быть непрочитанных сообщений и заставляют себя поддерживать его в таком состоянии. Другие сдаются и позволяют письмам накапливаться. Есть и те, кто предпочитает этим двум крайностям более умеренный подход: они просто реже проверяют почту.

Мы в Zarvana разрабатываем техники управления временем и решили проверить, есть ли какой-то подкрепленный научными исследованиями способ тратить на почту меньше, чем 2,6 часа в день, и не потерять в эффективности. Результаты удивили нас самих: оказывается, можно сэкономить больше половины этого времени, а именно 81 минуту в день, если отказаться от пяти вредных привычек.

Перестаньте без конца проверять почту и сэкономьте 21 минуту

Люди проверяют почту в среднем 15 раз в день, то есть каждые 37 минут. Но большинство собеседников не ждут, что им ответят так быстро. Около 40% участников рабочей переписки ожидают ответа в течение часа, и только 11% клиентов и 8% коллег хотят, чтобы им отвечали быстрее. Если заходить в почту раз в час, а не каждые 37 минут, вы избавите себя от шести лишних проверок почтового ящика в день. К чему это приведет? Некоторые исследователи утверждают, что у человека уходит до 23 минут и 15 секунд, чтобы вернуться к работе в прежнем темпе после любого перерыва, в том числе и на почту. Мы не подвергаем сомнению подобные выводы, но для этой статьи использовали более консервативное исследование Университета Лафборо, согласно которому восстановление продуктивности после перерыва в работе занимает 64 секунды.

Постоянное заглядывание в почтовый ящик не единственная проблема. Многие читают все уведомления, которые появляются в углу монитора каждый раз, когда приходит письмо, и теряют тем самым еще по несколько секунд за раз. По словам исследовательницы Софи Лерой из Университета Вашингтона, за перерывы в работе мы расплачиваемся качеством: «Когда мы думаем об одной задаче, а делаем другую, страдают обе, потому что у нас нет когнитивной способности решать две задачи одновременно».

Лишние шесть раз проверили почту, отвлеклись на уведомления и с трудом вернулись в рабочее русло — и вот вы уже потеряли 21 минуту за день. Исправить ситуацию, однако, просто. Отключите уведомления и выделите 5-8 минут в час на проверку почты. Конечно, для некоторых профессий такое решение просто не подходит. Есть и те, кто привык отвечать в течение нескольких минут, потому что это дает ощущение контроля над ситуацией. Но в большинстве случаев мгновенно отвечать вовсе не обязательно.

Очищайте папку входящих и сэкономьте 27 минут

Говорят, больше нет смысла перемещать письма из папки входящих, потому что современные почтовые сервисы позволяют с легкостью найти любое письмо среди сотен и даже тысяч других. Но это не совсем так. Функция поиска — действительно самый быстрый способ найти старые письма. Но если не убирать их из папки входящих, мы все равно потеряем время. Заходя в переполненные «Входящие», мы неизбежно перечитываем старые письма. С этим ничего не поделаешь: если письма есть, человек их прочитает. У среднестатистического сотрудника более 200 писем во входящих. Ежедневно он получает 120 новых писем, а читает только четверть из них.

Без четкого плана действий письма так и будут накапливаться. Представим, что человек 15 раз в день проверяет почту. Даже если он будет читать только вступительную часть и пробежит глазами только те письма, которые сразу видны на экране компьютера, он перечитает в среднем 10% писем во входящих и потратит на каждое четыре секунды. В общей сложности это 27 потерянных минут каждый день.

Но проблему можно решить очень просто: всегда либо архивируйте, либо удаляйте письмо сразу после прочтения. Этот способ не годится для писем, которые требуют отложенного ответа. Но такое письмо больше не нужно перечитывать. Теперь это насущная задача, поэтому письмо следует переместить из входящих в список дел.

Если вы раньше никогда не архивировали письма, вы первое время будете экономить не 27, а 22 минуты рабочего времени, потому что вам придется выделять по 5 минут в день на архивацию, чтобы расчистить почту.

Не тратьте время на то, чтобы раскладывать письма в папки, и сэкономьте 14 минут

В 37% случаев люди не отвечают сразу, а откладывают ответ на письмо. По этой причине на поиск уже прочитанных писем приходится значительная часть работы с почтой. Обычно для ускорения поиска люди создают папки для разных тем, людей и типов сообщений и каждое новое письмо архивируют в соответствующую папку. Среднестатистический офисный сотрудник создает по новой папке каждые пять дней и пользуется в общей сложностью 37 папками. Но поиск нужного письма в папке на 9% медленнее поиска по ключевым словам и на 50% медленнее поиска с помощью команд (например, «from: connect@zarvana.com»).

Теперь, когда вы знаете, как эффективнее искать письма, пришло время наладить связь между почтой и списком дел. Пересылайте письма на отдельный электронный адрес, настроенный так, чтобы автоматически конвертировать их в задачи. Другой вариант — добавить в почтовый клиент упрощенную версию приложения для ведения списка дел, куда вы будете складывать письма-задачи.

Вместе перечисленные в этом пункте действия сэкономят вам 14 минут в день.

Не архивируйте письма в отдельные папки вручную и сэкономьте 11 минут

Склад из 37 папок, обычно расположенный в левой части почтового клиента, не только замедляет повторный поиск. Примерно 10% от общего времени, которое люди тратят на электронную почту, приходится на сортировку нужных писем. Этот процесс состоит из двух этапов: сначала человек решает, куда переложить письмо, а потом вручную перемещает его.

Мы уже поняли, что для повторного поиска писем папки не нужны. Так стоит ли их вообще заводить? Большинству людей нужны ровно две папки: для прочитанных писем, которые требуют дальнейших действий (назовем эту папку «Архив»), и для писем, которые можно прочитать позже («К прочтению»). Совсем без папок не получится: хотя бы одна папка все-таки нужна, чтобы перекладывать туда письма из входящих.

Чтобы высчитать, сколько минут можно сэкономить, если отказаться от 37 папок в пользу двух, воспользуемся законом Хика — психологическим принципом, который описывает математическую связь между числом вариантов и временем принятия решения. Согласно ему, выбор из 37 вариантов дается человеку в пять раз медленнее, чем выбор из двух вариантов.

Сортировку почты можно сделать еще эффективнее, если использовать автоматические правила и фильтры. С ними исключена вероятность того, что вы случайно положите письмо не туда. Сам процесс перемещения лучше делать не вручную с помощью мышки, а «горячими клавишами»: это в два раза быстрее. Так, сочетание ctrl + shift + v в Outlook позволяет переместить элемент в выбранную папку. Пользователи могут задавать собственные команды, чтобы экономить время, перемещая письма одной клавишей, как в G Suite, где нужно просто нажать v.

Перестаньте читать и обдумывать ненужные письма и сэкономьте 8 минут

По данным Sanebox, 62% писем — ненужный хлам, от которого можно разом избавиться. В среднем люди читают 20% всех приходящих им рассылок, тратят на каждую по 15-20 секунд и в результате теряют четыре минуты ежедневно. Даже на удаление одного ненужного письма уходит время (примерно 3,2 секунды), а всего за день набегает до трех минут. Вместо того, чтобы ежедневно избавляться от информационного мусора, просто отпишитесь от рассылок или заблокируйте нежелательные письма.

Чтобы перестать читать ненужные письма, во-первых, включите автоматическую фильтрацию для нужных вам рассылок, во-вторых, отпишитесь от ненужных, и в-третьих, заблокируйте весь спам, который продолжит приходить после отписки.

Электронная почта стала проклятием XXI века для работающих людей. Однако от продуктивного использования почты нас отделяют всего пять шагов:

Отключите уведомления и проверяйте почту раз в час;

Перемещайте все письма из папки «Входящие» сразу после прочтения;

Используйте поиск с помощью команд, чтобы находить старые письма;

Заведите всего две папки и архивируйте письма в них с помощью горячих клавиш;

Не тратьте время на ненужные и не особо важные письма.

Пришла пора отбросить привычки и инстинкты и довериться исследованиям. Это поможет вернуть потерянное время и наконец-то взять под контроль электронную почту.

Об авторе. Мэтт Пламмер (Matt Plummer) — основатель компании Zarvana, которая предлагает онлайн-программы и курсы, помогающие работающим профессионалам повысить свою производительность. Ранее Пламмер шесть лет проработал в The Bridgespan Group, дочерней компании Bain & Company, занимающейся консалтингом некоммерческих организаций, фондов и благотворительных организаций.

Мэтт Пламмер

По материалам Harvard Business Review
https://hbr-russia.ru/karera/upravlenie-vremenem/794045

наверх