Учебно-консультационное унитарное предприятие
Белорусской торгово-промышленной палаты
В современном бизнесе все чаще встречается проектный формат работы, который предполагает формирование команды из специалистов разных направлений для решения конкретной бизнес-задачи. Какие существуют инструменты и практики управления командной работой? Мы решили рассказать о таком инструменте как матрица RACI, который помогает распределить и контролировать выполнение задач внутри команды.
Что такое матрица RACI?
Матрица RACI — это инструмент управления, который помогает определить роли и ответственности в рамках проекта или процесса. Матрица представляется в форме таблицы и помогает четко распределить задачи между членами команды с гарантией распределения ответственности между ними.
Матрицу разрабатывают и утверждают на начальном этапе проекта, чтобы не допустить перекладывания ответственности между участниками в ходе его выполнения и «узких» мест, за которые вообще никто не отвечает. Если проще, то с помощью этой матрицы команда определяет, кто и что должен сделать, кто отвечает за отдельные процессы и кто их контролирует.
Значение каждой буквы в аббревиатуре RACI:
Каждая буква в аббревиатуре RACI определяет уровень ответственности каждого участника проекта при выполнении назначенной ему задачи.
R (Responsible) — Исполнитель. Отвечает за непосредственное выполнение задачи.
A (Accountable) — Ответственный. Несет ответственность за всю задачу. Он отвечает за то, чтобы задача была выполнена вовремя и в соответствии с требованиями. Обычно он распределяет задачи и подзадачи между исполнителями.
C (Consulted) — консультирует до исполнения. Эксперты или заинтересованные стороны, которые дают ценные советы по задаче, их мнение учитывается при принятии решений. Они не выполняют задачу, но их консультации важны для ее успешного выполнения.
I (Informed) — оповещаются после исполнения. Участники проекта, которые должны быть в курсе принимаемых решений и хода выполнения задачи. Они не принимают активного участия в ее выполнении, результаты задачи могут влиять на их работу или решения. Поэтому им важно быть в курсе происходящего.
Разновидности матрицы RACI:
Некоторым проектам требуется более расширенный набор ролей, чем предусмотрено классическим списком. В таких случаях к стандартным буквам RACI добавляют другие буквы и роли:
RASCI. В этой версии матрицы добавляется дополнительный столбец S «Supportive» (Помощник) — оказывает помощь исполнителю в выполнении задачи.
RACI-VS. В этой версии матрицы добавляются две дополнительные роли: «Verifier» и «Signatory» — верификатор и подписывающий. Они проверяют результат работы на соответствие требованиям и стандартам качества и согласовывают его.
RACIQ. К матрице RACI добавляется роль Q (Quality). Она отвечает за проверку качества выполненной работы.
DACI. В этой версии матрицы используются буквы D — «Driver», A — «Approver», C — «Contributor» и I — «Informed». «Driver» — человек, который начинает процесс и двигает его вперед. Он определяет необходимость выполнения задачи и инициирует ее начало.
RACIO. Существует еще такой вариант. Здесь добавляется буква O (out of the loop «вне игры») и значит — тот, кто не участвует в проекте напрямую.
Факторы, влияющие на выбор разновидности матрицы RACI:
Размер и сложность проекта. Для небольших простых проектов может быть достаточно классической матрицы RACI. Чем сложнее и объемнее, тем больше этапов, букв и участников.
Количество участников проекта. В проектах с большим количеством участников может потребоваться более расширенная матрица, чтобы учесть все роли и обязанности.
Специфические потребности проекта. В некоторых проектах могут потребоваться дополнительные роли, например, специалист по контролю качества или подписывающий.
Обратите внимание. Независимо от выбранной разновидности матрицы RACI, важно проследить, чтобы все участники проекта понимали свои роли и обязанности.
Когда используют матрицу RACI?
1. Процессы принятия или утверждения решений замедляют проект.
2. Возникают конфликты, кто должен делать определенную работу.
3. Споры о том, кто несет ответственность за конкретную часть проекта.
4. Нагрузка проекта неравномерно распределена между сотрудниками.
5. Члены проекта не справляются с задачами и необходимо быстро привлечь новых участников в команду.
6. Меняется организационная структура, нужно не упустить важные функции и процессы.
7. Создается новый продукт, процессов еще нет, но нужно распределить запланированные задачи.
Этапы в построении матрицы RACI:
1.Этап – Определить задачи проекта
это четкое определение всех задач, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта. Задачи должны быть сформулированы как можно более конкретно. В таблице по вертикали запишите задачи, которые нужно выполнить.
2.Этап - Определите участников проекта
определение всех участников проекта, которые будут играть какую-либо роль в его реализации. Это могут быть сотрудники компании, фрилансеры, подрядчики или другие заинтересованные стороны.Запишите по горизонтали исполнителей проекта.
3.Этап - Распределите роли и обязанности
Теперь необходимо распределить роли и обязанности для каждой задачи проекта. Используйте для этого обозначения RACI.
4.Этап – Согласуйте матрицу RACI
Когда матрица RACI заполнена, необходимо согласовать ее со всеми участниками проекта. Это позволит убедиться, что все понимают свои роли и обязанности.
ВАЖНО! RACI-матрица должна быть «живым» документом, который обновляется по мере изменения проекта. Она должна быть доступна всем участникам проекта и использоваться для обеспечения четкой коммуникации и подотчетности. RACI-матрица — это всего лишь инструмент. Ее эффективность зависит от того, как она используется.
Подготовлено по материалам публикации «Матрица ответственности RACI: что это и как ее применять в управлении проектами» на портале awwwake.ru
наверх